O que fazer quando o síndico contrata uma administradora de condomínios para gerenciar toda a parte financeira, operacional, administrativa e fiscal do condomínio, mas se torna vítima de um golpe?
Você, síndico (a), começa a perceber que o dinheiro vem sumindo mais rapidamente da conta do condomínio ou que os boletos estão chegando com valores anormais…
Essa situação aconteceu com 40 condomínios da cidade de São Paulo que contrataram os serviços de uma administradora de condomínios com mais de 30 anos de experiência que deu um golpe financeiro em seus clientes.
O próprio dono da empresa enviou uma carta aos síndicos para se explicar: ele havia contraído dívidas com bancos e agiotas e “precisou” do dinheiro da sua empresa, que, na verdade, é dos condomínios-clientes. Segundo cálculos dos próprios síndicos, o desvio chega a R$ 30 milhões.
Em primeiro lugar, segundo o Código Civil e as Leis Federais, não existe um órgão fiscalizador da administradora de condomínios. Por regra, essa é uma atribuição do síndico, o responsável legal pelo condomínio.
Como a administradora de condomínios é uma prestadora de serviço, ela deve seguir as regras do Código de Defesa do Consumidor e os moradores podem e devem acessar os documentos, sempre que sentirem necessidade.
SAIBA MAIS: Dívidas de condomínio: quem paga e quais são as consequências?
PRINCIPAIS SERVIÇOS DA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS
- Cobranças dos condôminos
- Gerenciamento do fundo reserva
- Gerenciamento do fundo de obras
- Assessoria pré e pós assembleia geral
- Controle do cadastro dos condôminos
- Organização dos arquivos documentais
- Controle da folha de pagamento dos funcionários
- Criar editais de convocação das assembleias e atas
- Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais
- Emissão de boletos de pagamento da cota condominial
- Apresentação dos demonstrativos de receitas e despesas do condomínio
FRAUDES MAIS COMUNS
- Não pagar as contas e deixar o condomínio inadimplente
- Secretamente, tirar dinheiro do fundo de reserva (para emergências)
- Desviar dinheiro do condomínio ao não especificar as contas a pagar
- Solicitar que um fornecedor faça uma nota fiscal com valor superior ao real e ficar com o dinheiro extra
- Trabalhar apenas com “fornecedores cativos” que, “por baixo dos panos”, enviam uma porcentagem do serviço para a administradora de condomínios
COMO EVITAR FRAUDES FINANCEIRAS?
- Sem carta branca
Ao contratar uma administradora de condomínios, não dê carta branca com plenos poderes para resolver tudo, sem consulta ao síndico ou assembleia de moradores. É importante que o síndico seja sempre consultado, afinal, é o profissional que está no condomínio diariamente e conhece as necessidades dos moradores.
- Conta extra = Fundo de reserva
O condomínio que tem uma conta bancária de emergência poderá resolver seus problemas (seja um conserto ou compra de produto) sem depender da autorização e liberação de dinheiro pela administradora de condomínios.
- Cotação de orçamentos
Síndico, quando o condomínio precisar de um serviço de manutenção ou compra de equipamento, sempre exija a cotação de três orçamentos ou mais com empresas diferentes e confirme o orçamento pessoalmente. Não fique refém da indicação e negociação da administradora. Os moradores também podem indicar fornecedores e prestadores de serviços.
- Verifique as contas de consumo
Algumas administradoras de condomínios podem deixar de pagar algumas contas, como água, luz e gás. Por isso, é importante que o síndico esteja atento e mensalmente verifique estes pagamentos.
- Falta de pagamento das contribuições trabalhistas
Uma administradora de condomínios desonesta não se importa de não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários dos condomínios. O recomendado é que o próprio síndico ou os conselheiros realizem a emissão da Certidão Negativa de Débito do INSS. Caso a fraude aconteça, os moradores terão de pagar a dívida previdenciária, conforme artigo 123 do Código Tributário Nacional.
- Acompanhe a movimentação da conta corrente
Ao contratar uma administradora de condomínios, é comum o síndico dar uma procuração para programar pagamentos e gerenciar todo o dinheiro do condomínio. Porém, constantemente o síndico deve acompanhar a movimentação bancária para verificar se tudo está em ordem.
Problemas financeiros quando não resolvidos se tornam uma bola de neve, portanto, mantenha-se atento às contas e saldo da conta bancária do condomínio para não sofrer com fraudes por parte da sua administradora de condomínios.
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