Entre os processos mais trabalhosos para rotina de um síndico estão as cotações para condomínios. Afinal, a contratação tem que ser bastante assertiva para justificar o gasto no orçamento, não é mesmo?
Além disso, a jornada de compra de um condomínio é mais complexa, pois depende de fatores impessoais para a compra de um produto ou contratação de um serviço. Sendo assim, não é apenas o desejo do síndico que é considerado, mas outros aspectos, como:
- Orçamento disponível no caixa;
- Aprovação dos condôminos;
- Nível de urgência da contratação.
Mas como funciona a cotações para condomínios? A EMPRESTA Capital te dá uma mãozinha para entender.
Continue a leitura.
Como funcionam as cotações para condomínios?
As cotações de serviço consistem no levantamento de orçamentos de diversas empresas para avaliar o que é viável para o momento do condomínio. Nesse sentido, algumas demandas exigem uma análise mais criteriosa do que outras.
Entretanto, por mais que a prática seja comum, você sabia que o síndico não tem a obrigação de apresentar esses orçamentos aos condôminos? Pois é, esse procedimento segue o bom senso e a rotina do mercado, que sugere oferecer no mínimo 3 orçamentos em assembleia.
É o que diz inclusive a Secovi-SP:
“É praxe condominial colher três orçamentos diferentes para compras ou contratações, para se obter maior transparência administrativa. Porém, o procedimento só será obrigatório se previsto expressamente na convenção condominial, já que sobre o assunto a lei é omissa.”
Sabendo disso, é hora de colocar a mão na massa e saber as 5 dicas fundamentais para elaborar uma boa cotação nos condomínios.
5 dicas de cotação para condomínios
1 – A escolha da empresa certa
Ao pensar em contratar uma empresa, existe um conceito que deve ser deixado de lado rapidamente: o mais caro é o melhor. Bom, nem sempre!
Por isso, o passo fundamental para o levantamento de empresas é fazer uma pesquisa de mercado, que será possível mensurar:
- Reputação no mercado: o que as pessoas que já contrataram a empresa dizem sobre seus serviços/produtos. Verifique os comentários no Google e as notas que a empresa recebe frequentemente.
- Tempo de serviço: qual é a experiência da empresa no mercado. Empresas mais tradicionais tendem a ser mais confiáveis. Apesar de não ser regra, é um fator de bastante peso.
- Qualidade das entregas: procure as especificações do serviço, o que eles entregam e quais são os diferenciais de cada um.
Faça uma pesquisa detalhada na internet, existem diversas plataformas que fazem essa análise de forma simplificada e on-line.
2 – Detalhamento das informações da proposta
Toda solicitação de orçamento deve estar documentada. Dessa forma, quanto mais informações o documento possuir, melhor será!
Nesse sentido, envie a quantidade do produto ou por quanto tempo deseja contratar o serviço, qual é a expectativa ao contratar a empresa, qual a média de valor disponível para contratação, etc.
3 – Não caia na tentação dos números
É fundamental verificar se o orçamento apresentado está dentro da média que o mercado oferece. Portanto, não escolha pelo menor valor, nem pelo maior. Pondere o que é viável para as finanças do condomínio.
4 – Uma boa negociação é sempre bem-vinda
Achou a empresa ideal, mas o orçamento não é compatível? Negocie! Converse com o fornecedor e demonstre o seu interesse em contratar o serviço com condições mais favoráveis ao seu orçamento.
Aliás, a negociação de contratos de serviços é um tópico que ajuda inclusive na economia do condomínio.
Vale a pena considerar!
5 – Encerramento da cotação
Encontrou a empresa que supre as suas necessidades? Comunique as demais. Assim, o condomínio evita receber comunicações no dia a dia. Essa prática é recomendada no processo de cotação para condomínios, até pelo bom senso e cordialidade.
Portanto, seguindo essas dicas, o processo de cotação para o condomínio terá um fluxo bem mais fácil e agregará vantagens para todos os envolvidos.
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